جدول المحتويات:
- التعريف - ماذا يعني نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؟
- تيكوبيديا تشرح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
التعريف - ماذا يعني نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؟
نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) هو نظام برمجي لتنظيم وتخزين أنواع مختلفة من المستندات. هذا النوع من النظام هو نوع أكثر تحديدا من نظام إدارة الوثائق ، وهو نوع أكثر عمومية من نظام التخزين الذي يساعد المستخدمين على تنظيم وتخزين الوثائق الورقية أو الرقمية. يشير EDMS بشكل أكثر تحديدًا إلى نظام برنامج يتعامل مع المستندات الرقمية ، بدلاً من المستندات الورقية ، رغم أنه في بعض الحالات ، قد تعالج هذه الأنظمة أيضًا الإصدارات الرقمية الممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية الأصلية.
توفر إدارة المستندات الإلكترونية طريقة لتخزين حجم كبير من المستندات الرقمية مركزيًا. تتضمن العديد من هذه الأنظمة أيضًا ميزات لاسترداد المستندات بكفاءة.
تيكوبيديا تشرح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
يشير بعض الخبراء إلى أن نظام إدارة المستندات الإلكتروني مشترك بشكل كبير مع نظام إدارة المحتوى (CMS). مع ذلك ، يتمثل أحد الاختلافات الرئيسية في أن معظم أنظمة CMS تتضمن التعامل مع مجموعة متنوعة من محتوى الويب من موقع مركزي ، في حين يستخدم نظام إدارة الوثائق غالبًا في الأرشيف.
من أجل توفير تصنيف جيد للمستندات الرقمية ، تعتمد العديد من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على عملية مفصلة لتخزين المستندات ، بما في ذلك عناصر معينة تسمى البيانات الأولية. ستوفر البيانات الأولية حول المستند وصولاً سهلاً إلى التفاصيل الرئيسية التي ستساعد أولئك الذين يبحثون في الأرشيف في العثور على ما يحتاجون إليه ، سواء عن طريق التسلسل الزمني أو الموضوع أو الكلمات الرئيسية أو الاستراتيجيات الأخرى المرتبطة. في العديد من الحالات ، تعد الوثائق المحددة لبروتوكولات التخزين الأصلية جزءًا رئيسيًا مما يجعل نظام إدارة المستندات الإلكتروني ذا قيمة بالنسبة إلى شركة أو مؤسسة.
