جدول المحتويات:
التعريف - ماذا يعني نظام إدارة السجلات (RMS)؟
نظام إدارة السجلات (RMS) هو إدارة السجلات للمؤسسة خلال دورة حياة السجلات.
تشمل الأنشطة في هذه الإدارة التحكم المنهجي والفعال في إنشاء وصيانة وتدمير السجلات إلى جانب المعاملات التجارية المرتبطة بها. تعتبر إدارة السجلات عنصرًا رئيسيًا من عناصر الكفاءة التشغيلية ، وتضيف قيمة أكبر إلى أصول معلومات المؤسسة.
تيكوبيديا تشرح نظام إدارة السجلات (RMS)
جزء من أنشطة الشركة الأوسع ، ترتبط إدارة السجلات بسياسات الحوكمة والمخاطر والامتثال.
الأنشطة المشاركة في إدارة السجلات هي:
- تحديد المعلومات التي يجب التقاطها.
- تخطيط المعلومات للمنظمة.
- إنفاذ السياسات والممارسات المتعلقة بإنشاء السجلات وصيانتها والتخلص منها
- وضع خطة تخزين السجلات.
- تصنيف وتحديد وتخزين السجلات.
- تنسيق توفير الوصول الداخلي والخارجي إلى السجلات مع مراعاة خصوصية البيانات وسرية العمل والبيانات.
الفوائد التي تجلبها إدارة السجلات هي:
- القضاء على البيانات الزائدة.
- زيادة الإنتاجية والمساءلة في المنظمة.
- الحد من البحث عن المعلومات الصحيحة. يتم حفظ الموارد من الأبحاث التي تستغرق وقتًا طويلاً لاسترجاع البيانات.
- تخزين سجل فعال من حيث التكلفة بسبب عدم وجود سجلات زائدة عن الحاجة. يتم تخفيض تكاليف التشغيل.
- يخضع إنشاء السجلات للمعايير واللوائح الموجودة في المنظمة. وبالتالي ، فإنه يضمن الامتثال التنظيمي.
- تساعد إدارة السجلات في التحكم في إنشاء السجلات ونموها.
- توفر إدارة السجلات القدرة على اعتماد تقنيات جديدة لحفظ السجلات.
- يتم تقليل مخاطر الدعاوى القضائية باستخدام إدارة السجلات.
- يمكن أن تكون المعلومات الحيوية محمية وآمنة بشكل جيد باستخدام إدارة السجلات.
- من خلال توفير الوصول السهل والأفضل إلى السجلات ذات الصلة ، فإنه يساعد في تحسين الإدارة وصنع القرار في الشركات.
