جدول المحتويات:
التعريف - ماذا يعني مكتب بلا أوراق؟
المكتب غير الورقي هو مفهوم يتم فيه تقليل استخدام الورق بشكل كبير أو التخلص منه تمامًا في بيئة مكتبية.
يتم تحقيق ذلك عن طريق تحويل المستند إلى شكل رقمي. وفقًا لمقترحي المشروع ، فإن المكتب غير الورقي ليس صديقًا للبيئة فحسب ، ولكنه يساعد أيضًا في زيادة إنتاجية المكتب وكفاءته مع توفير الأموال وجعل عمليات العمل أسهل وأكثر ملاءمة حيث يمكن مشاركة المستندات الرقمية بسهولة بين المستخدمين.
تيكوبيديا تشرح مكتب بلا أوراق
مزايا مكتب بلا أوراق:- يمكن العثور على الوثائق واسترجاعها بسهولة باستخدام مكتب بلا أوراق. هذا يمكن أن يوفر كمية كبيرة من الوقت خلال يوم العمل.
- يمكن تكرار نفس المستند أو إرساله بالفاكس أو معالجته أو دمجه في نفس الوقت.
- يساعد المكتب غير الورقي عدة مستخدمين على الوصول إلى المستند نفسه في نفس الوقت بمزيد من السهولة والراحة.
- فيما يتعلق بالتخزين والمساحة ، يوفر المكتب بلا أوراق تخزينًا أكبر وأكثر كفاءة. يمكن تخزين كميات كبيرة من المستندات في جهاز كمبيوتر واحد. خزانات الملفات الضخمة يمكن القضاء عليها.
- يمكن استرداد المستند دون الحاجة إلى الانتقال فعليًا من موقع في المكتب إلى آخر.
- توجد قدرات اتصال أكبر ، خاصة مع الموظفين العاملين في مواقع مختلفة.
عيوب مكتب بلا أوراق:
- قراءة وثيقة طويلة صعبة على شاشة الكمبيوتر. من الأسهل قراءة مستند طويل على ورقة ، ويفضل الكثير من الناس القراءة على الورق بشكل عام.
- يجب تعزيز التدابير الأمنية في مكتب بلا أوراق. يجب مراقبة مراقبة وصول المستخدم.
- الآثار القانونية المترتبة على معالجة العمل الرقمي هي المعنية.
- تستغرق عملية تحويل المستندات الحالية إلى شكل رقمي وقتًا وتكلفها أحيانًا تكاليف باهظة.
- يمكن أن يكون التطوير المستمر للأجهزة والبرامج ضروريًا.
- يمكن أن تؤدي فيروسات الكمبيوتر وانقطاع التيار الكهربائي وتعطل الشبكة وما شابهها إلى إيقاف شركة بأكملها بشكل فعال إذا كانت تعتمد فقط على المعلومات الرقمية.
