جدول المحتويات:
التعريف - ماذا تعني إدارة المهام؟
إدارة المهام هي نشاط يقوم فيه فرد أو قائد فريق بتتبع مهمة طوال دورة حياته ويتخذ القرارات بناءً على التقدم المحرز. تتم إدارة المهام باستخدام أدوات البرامج التي تساعد على تنظيم وإدارة المهام بفعالية باستخدام وظائف مثل إنشاء المهام والتخطيط والتعيين والتتبع وإعداد التقارير.
التقارير التي تم إنشاؤها تساعد الإدارة في تحليل الكفاءة العامة للفرد أو الإدارة أو المنظمة.
تيكوبيديا تشرح إدارة المهام
تستخدم أدوات إدارة المهام لتتبع المهام الشخصية أو الجماعية أو المشتركة. قد تكون الأدوات تطبيقات مجانية أو برامج متميزة ، ويتم تشغيلها في وضع مستقل أو قائم على شبكة LAN أو على الويب. يعتمد حجم ووظائف الأدوات على متطلبات المهمة وعلى ما إذا كانت تُستخدم في أعمال فردية أو صغيرة الحجم أو متوسطة الحجم أو لنشاط إدارة مهمة شركة. الميزات النموذجية تشمل ما يلي:
- إنشاء المهام والمهام الفرعية ، والتخصيص وإعادة التعيين ، وتحديد الأولويات ، ومشاركة المهام ، إلخ.
- الإخطار وتوليد التقرير
- التقويم
- الأمن والتحكم في الوصول
- القدرة المتنقلة ، والتكامل مع الأنظمة الأخرى وأنظمة الدردشة
- فرز
قائد الفريق مسؤول عن إنشاء مهمة وتعيينها وتحديد أولوياتها ومراقبتها للتأكد من اكتمالها في الوقت المحدد. عند إدارة مهمة معينة لمجموعة ، توفر بعض الأدوات طريقة عرض في الوقت الفعلي وسهولة الوصول إلى جميع المحتويات والمناقشات ذات الصلة. تتيح الميزات الإدارية للمسؤولين تغيير الأولويات وإعادة تعيين المهام وإضافة المزيد من الوقت أو الأشخاص للتعامل مع المهام والموافقة على المهام عند الانتهاء.
من خلال نقطة إدارة مركزية للمهام ، من الممكن تتبع وتحديد فريق بناءً على ما يقوم به ، وتحديد الوقت الذي تستغرقه المهمة وتحديد كفاءة الفريق. تسمح معظم الأدوات للمستخدمين بإدارة المهمة بشكل مرئي ومعرفة تاريخ المهام المكتملة والمعلقة والمتأخرة والمستمرة. قد تحتوي التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة الأدوات على تفاصيل مثل تاريخ البدء والموعد النهائي وتاريخ الاستحقاق وميزانية المهمة والمهام الرئيسية والمهام الفرعية وتخصيص الوقت.
لذلك تعد إدارة المهام عملية مهمة تسمح للمشرفين بمراقبة الوقت الذي يقضيه الموظفون في مهمة ما والمهام المستمرة والمنجزة وعبء عمل الموظف وأدائه. يمكن استخدام هذه المعلومات لموازنة أعباء العمل ، وتوقع الاختناقات والحماية من التأخير والمواعيد النهائية الضائعة.
