جدول المحتويات:
التعريف - ماذا يعني الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني؟
الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني هو الاحتفاظ بسجلات المراسلة الفورية والبريد الإلكتروني في مؤسسة بناءً على سياسات المؤسسة المعنية. يتم إجراء سياسة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وفقًا للسياسات الصناعية أو الحكومية أو التجارية. يلزم الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني والسياسات المتعلقة به في أي مؤسسة للهموم القانونية واللوائح وإدارة المعرفة.
تيكوبيديا يوضح الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني
يختلف الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني عن أرشفة البريد الإلكتروني. على الرغم من أن الأرشفة تسمح لمستخدمي الأعمال بالاحتفاظ بالبريد الإلكتروني والرسائل الفورية لإطار زمني غير مسمى ، فإن الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني يحدد مقدار الوقت الذي يجب الاحتفاظ فيه بسجل البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية قبل حذفه تلقائيًا. يزيد الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني الأطول من خطر الأمان المتمثل في حصول مستخدم غير مصرح له على حق الوصول إلى الأسرار التنظيمية أو المواد السرية. يساعد الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني الأقصر في إزالة هذه المشكلات ويكون تنفيذها أسهل وأقل تكلفة. ومع ذلك ، ستكون التكلفة على المديرين التنفيذيين والموظفين لفترات طويلة ، الذين قد يحتاجون إلى سجلات البريد الإلكتروني والرسائل القديمة لتذكر أو تقييم القرارات التنظيمية أو الإدارات السابقة. لذلك من المهم أن يكون لديك سياسة للاحتفاظ بالبريد الإلكتروني تكون موحدة ومتسقة للمؤسسة وتوفر أفضل إطار زمني للاحتفاظ بها. تتمثل أفضل الممارسات في تعيين سياسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني ومعايير الحذف بناءً على فئة محتوى البريد الإلكتروني إلى جانب المرونة في استيعاب حالات تعليق الدعاوى في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة.
تساعد سياسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني المنظمة بعدة طرق. أولاً ، إنه يضمن اتباع جميع الامتثال التنظيمي ويقلل من تكلفة عدم الامتثال ومخاطر العقوبات. ثانياً ، يحسن أداء تكنولوجيا المعلومات دون زيادة التكاليف المترتبة. ثالثًا ، يساعد في إدارة المعرفة من خلال تزويد المستخدمين بالمعلومات لزيادة ابتكار الأعمال وتحسينها وإنتاجيتها.
